一、单位在选择会计核算程序、方法、规则时,应充分考虑电脑处理会计信息快速、准确的特点
《企业会计准则》和各行业会计制度确定了很多核算程序、方法,单位应结合自身特点进行选择应用。它们各自具有鲜明的特点,且能相互补充。在手工核算方式下,我们往往选用那些计算过程不能很复杂、会计处理不能太冗长、结果要求准确或较准确的方法、程序。而会计电算化由电脑执行程序自动处理会计数据,就可以不考虑计算的复杂性,只要求结果准确就行了。如成本核算中的代数法分配辅助生产费用,它的突出特点是计算复杂(尤其是三个或三个以上辅助车间),其结果很准确;再如存货收发计价中的个别确认法,它也是结果准确而对会计核算、库管要求甚高。所以如代数法、个别确认法应在会计电算化中广泛采用。然而,在会计实务中,初始化的方法选用问题,往往由软件公司辅助完成,将本单位的现行会计核算模式照搬到电算化中去,这样就无法充分发挥电脑处理信息,快、准的优点。因此,我们应当从会计历史上去检索、选用适应电脑高速处理、结果准确的方式、方法和规则。
二、科目编码问题一一应充分满足电脑处理数据的特点,且具有可扩展性
科目编码就是将纳入会计核算、会计管理范围内的人、财、物进行科学合理的编号,以便计算机识别、分类、汇总、查询,这是初始化中最复杂、最费时的一项工作,它直接影响到初始化成败问题。
1.科目编码应遵循以下基本原则。惟一性,一个代码只表示一个实体,而一个实体也只能有一个代码:扩展性,编码要为今后系统发展保留一定的空间,以便增加新的内容;稳定性,编好后要尽量少改动,以便有关人员熟悉、使用;简练性,便于存储处理；规范性,代码必须具有一定的结构、格式,以便统计、交流；可靠性,会计软件要具有自动校验功能。
2.编码的方法。由于会计信息处理采用了总账、明细账核算形式,总账由财政部统一规定了编号,这里我们就不再讨论,只研究明细科目的编号。①一个科目是否设置明细账,应根据管理需求,确定其层次和内涵。一个单位的现金总账,在无外币的前提下,可以不设明细账;应收账款是以每一债务人的名称设置一个明细账,企业可能有几十、几百、几千个明细账,若该科目明细太多,科目数据库就庞大,将会影响运算速度,因此,我们将这些债务人按省市区设二级账,二级账下再设明细账,或单列一个模块一一将应收账款列入辅助核算范围,这样更能体现管理的需求。②分析企业历史核算情况,充分考虑未来的发展需求,确定各级科目的位数。两位数,表示该级科目可以设置01一99个科目,三位数表示该科目可以设001一999个科目。一旦确定,要想更改,就受到严格限制。③科目编码的描述。会计软件要求客户自行定义科目结构(又叫科目级长),科目编码结构是指科目的代码有几段(几级),每段有几位,每一段代表一个科目的级别,科目代码与会计科目必须严格对应。各科目编码往往采用全码原则,即:本级科目全码=上一级科目全码+本级科目编码。
我们常见的3一2一2一2一2科目结构,一级科目三位数,如102银行存款,二级科目两位数,如10201人民币存款,三级科目两位数,如1020101工行存款等。输入原始数据时,只录入末级科目的全码和金额,其余的内容,由会计软件按平行登记原则自动计算生成上一级科目的金额等。
3.科目编码的可扩展性是初始化设计的重要内容之一。会计软件设计者充分考虑到电子档案的安全性,对历史资料的补充、修改作了严格的限制。一旦初始化完成,新增加科目就局限在一定的范围内进行,只有新年再建新账时,才能得到修补。所以,在科目编码时,至少要考虑到本会计年度内的扩展性。
